关于会务服务知识的简介

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  在很多大会议中,常常需要会务服务,而且会务服务在会议中起到非常重要的作用。会务服务包含的内容也很多,会议前,会议中以及会议后,下面小编为大家介绍下会务服务的知识。

  1.会议前--确认基本流程

  在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:

  会议开始时间、持续时间

  会议地点确认

  会议出席人

  会议议题

  接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等

  时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

  地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

  人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

  会议的议题,就是要讨论哪些问题。

  会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

  2.会议中--注意事项

  在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:

  一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

  一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

  在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

  还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

  3.会议后--结尾收工

  在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:

  会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;

  赠送公司的纪念品;

  参观,如参观公司,或厂房等。

  如果必要,合影留念。

  以上是会务服务的相关知识,供大家参考。其实,现在有很多会务服务公司,大家可以选择合作。

2019年12月12日 23:32
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